「まだメールの画面じゃん。」私が新卒の新入社員で、外部の取引先へ業務依頼をお願いするメールを作成していたときに、先輩社員から言われた一言です。
その一言で奮起した私はスピディーに要所を捉えた、礼節のあるメールが作成できるようになることを意識するようになりました。
そこから、ビジネスメールのやりとりをする中で、様々な方の文面に使われている言葉に敏感になりました。「この言い回しはキレイだな」「この言い方だと失礼な印象を抱くな」。自分の感情と照らし合せながら活用表現を広げていきました。
新卒で新社会人になられる方が、悩まず、早く、伝わるようなビジネスメールが作成できるように、実際にMicaruが使用している【件名】と【本文】の型式をご紹介します。
メール件名の型式
まず早速冒頭で私が使っていたメールの定型型式をご紹介します。
件名の定型型式
下記の黄色ハイライトしている箇所が件名で入力していた型式です。
【_____】________________________________
【】内にメールの意図がわかる言葉を入力します。
大まかには【御連絡】【御報告】【御依頼】【御送付】【御返答】etc…でしょうか。
ご自身の業務内容でメール内容を想起できる言葉があれば何でもOKです。
【】内の横のアンダーバー部分により具体的なメール内容を書き出します。
件名の例文
説明だけではわかりにくいので下記にザっと例文を書き出します。
【ご送付】12月2日開催 定例会議議事録の送付
【ご連絡】新規プロジェクトの概要説明会について
【ご報告】海外赴任満了に伴う部署異動について
【ご回答】お見積もり用の仕様詳細の補足説明の送付について
件名設定が重要な理由
件名の設定はとても重要です。なぜなら、メールの返信が来ない場合や、メールやり取りのエビデンス(証拠)を双方で確認する場面があります。
その時に、お相手がメールの所在を把握できない場合に、メールボックス検索でメールをPickUpしてもらう必要があります。
その時に、メール件名が同じ表現で送付してしまうと検索結果でたくさんのメールがHitしてしまいます。
できるだけ、打合せや商談内容などの議事録を展開する際は、開催日時を件名に含めるようにしてください。
社外向けメール本文の定型型式
続いて本文の定型型式をご紹介します。
メール本文の型式
黄色でハイライトした箇所が社外の人へ向けてのメール本文の型式です。()内は宛先やご自身の会社名やお名前を書く部分です。
(宛先会社名 宛名様)
お世話になっております。
(自社会社名 自分名)です。
表題の件
（メール記載分）
大変お忙しい中恐縮ですが何卒よろしくお願いいたします。
社外向けメール本文の例文
moon商事 Mi様
お世話になっております。
moon株式会社 Micaruです。
表題の件ですが
（先日開催させていただきました定例会の議事録をまとめました。
作成しました議事録データをメールにて展開致します。
なお、内容に関しまして誤表現や脱項目等の不備がございましたら
お手数ですが小生へ別途ご連絡いただけますと幸甚です。）
大変お忙しい中恐縮ですが何卒ご確認のほどよろしくお願いいたします。
メール本文は「表題の件」で初めて「〆の挨拶」で終わればよい
メールの本文は(宛名) / (お世話になっております。) / (自部署名) / (表題の件ですが)の4点があればとりあえずOKです。
表題の件ですが、という言葉からメールの本題を開始します。例文の青色背景で表示している部分が本題ですね。
本題が終わったら、相手の業務負荷を察する一言を添えて〆ればビジネスメールとしては次第点です。
Micaruの雑記コメント
冒頭でも申し上げた通り、私は一通のメールを書き上げるのにとても苦心しながら作成していました。
「この文面だと軽いなぁ」「相手が不愉快に感じるかも」「なんか堅いなぁ」
どんな言葉使いを当てはめても、正解にたどり着けずに30分や1時間かけてしまい、結局正解にたどり着けないままの表現でメールを送った事は1度や2度ではありません。
トライ&エラーを繰り返す中で、たくさんの表現や言い回しと出会いがありました。そういった巡り合せをカスタマイズして、メール作成をして、どんどん表現力が上がっていきました。
その積み重ねがどんなシチュエーションでもどんな相手でもサッとメールを作成するスキルに繋がっていくのだと思います。
これから社会人としてメールの文面を作成する機会が多くなる皆さんも、このことを意識するだけでも、どんどんスキルが向上しますし、なにより業務がちょっと楽しくなりますよ。
まとめ
今日紹介した定型文をマネするだけでも、ビジネスメールの型式として次第点です。これからも皆さんの日々の業務に役立つビジネスメールの文面やテクニックをご紹介していきます。
たかがメール、されどメール。
受け取った相手が良い印象を抱いてもらうほうが良いに決まっています。ルールやマナーに縛られるとは、ちょっと違いますが、型式を学んで、自分流のビジネスメール「型」を磨いていってほしいと思います。